Le fouillis nuit à l’efficacité des projets. Voici quelques balises pour y voir clair.
Pourquoi ?
Une bonne gestion numérique de l’information permet de faciliter le travail collaboratif, de contrôler les accès lorsqu’un dossier est partagé, de numériser les papiers importants afin de les archiver de façon sécuritaire. Cette méthodologie permet également d’éviter d’encombrer l’espace physique et de classer les informations utiles en conservant la dernière mise à jour et en permettant son accès rapide.
La centralisation et la classification de l’information
À l’ère numérique, la centralisation de l’information peut être facile à effectuer si la structure de classification commune est réfléchie spécifiquement en fonction de votre entreprise. Il est primordial de considérer la réalité des employés puisque c’est eux qui devront la respecter quotidiennement. L’idée n’est pas d’alourdir la tâche de travail de chacun, mais bien de faciliter la gestion pour tous.
Tous les renseignements traités par une organisation peuvent représenter un volume important de fichiers. C’est pourquoi la nomenclature et les métadonnées sont des éléments clés pour simplifier ultérieurement la recherche dans la base de données. La technologie permet aussi d’enregistrer toutes les versions d’un même document ce qui s’avère essentiel avec la réalité du travail collaboratif.
L’accessibilité et la collaboration
Dans le domaine de la construction, les gestionnaires et leurs diverses équipes de travail sont rarement au même endroit et pourtant ils travaillent ensemble. L’accessibilité aux bases de données internes sur l’intranet et l’internet est un atout pour les opérations simultanées à distance et la gestion des flux de travail.
Les prescriptions légales et les droits d’accès
Dans le domaine parapublic, certaines lois régissent la protection des renseignements personnels, les archives, etc. Avec la gestion de la documentation, il est plus facile de préserver les fichiers et les traces importantes.
Aussi, l’intégration d’un calendrier de conservation est recommandée pour administrer les informations personnelles ou périmées au fil des années. De même que les documents partagés en collaboration peuvent faire l’objet de certaines restrictions concernant les droits d’accès selon le profil des utilisateurs.
Ainsi, tous les fichiers sauvegardés sont centralisés, classifiés, sécurisés et accessibles à qui de droit. Toutes les données personnelles ou inutiles sont supprimées automatiquement au moment opportun.
Parce que vos documents sont manipulés avec une main de maître, soudain, la complexité de vos projets gagne en aisance. Être pro, ça commence par ce souci du détail de la gestion de l’information pris en charge par des professionnels tels que CREO Solutions.
En collaboration avec Aurélie Sottiau et Marilou Nadon, spécialistes en gestion de l’information.