Vos tâches ne s’enchaînent pas facilement. Vous avez l’impression de gaspiller de l’énergie lorsque vous tentez de gérer vos projets ? Il est temps d’optimiser vos processus afin d’éviter un workflow trop lourd et inefficace.
Étape 1 — Priorisez
D’abord qu’est-ce qu’un workflow ? L’expression française « flux de travaux » est aussi utilisée pour qualifier la suite de tâches permettant la réalisation d’un projet. Pour faire image, il suffit de visualiser une chaîne de montage d’usine. Plus les rouages de la machine s’engrènent bien, plus la conception est efficace. L’enchaînement automatisé des opérations permet de bien mener à terme le travail d’une équipe. Lorsque les étapes sont soigneusement définies et ordonnées en fonction des priorités de chacune, les tâches deviennent plus faciles à intégrer.
Du même coup, si vos données sont organisées, vous optimiserez le potentiel d’analyse de vos documents. Une gestion documentaire fonctionnelle permet de mieux mener à terme vos projets.
Vous avez besoin d’accompagnement vers l’efficacité de la gestion documentaire, CREO Solutions peut vous donner un coup de pouce.
Étape 2 — Soyez visuel
En ayant une vision claire des différentes étapes menant à la réalisation de votre projet, il sera plus facile de respecter l’objectif global que vous souhaitez atteindre. Vous avancerez d’une tâche à l’autre comme si vous cheminiez sur les cases d’un jeu de stratégie. Lorsque la position de départ est franchie, il suffit de suivre les tâches intermédiaires avec les responsabilités associées, les données entrantes et sortantes, pour atteindre la fin du projet, votre but.
Étape 3 — Évitez le gaspillage
Oui, certaines étapes n’iront pas de soi. Profitez des phases moins réussies pour vous débarrasser des goulots, du gaspillage des actions dupliquées. Savoir les identifier est judicieux. Les personnes impliquées dans votre projet pourront, conjointement, simplifier le workflow. Ayez recours à ceux qui sont impliqués avec vous pour ensemble simplifier le workflow. CREO Solutions vous accompagne grâce à une expertise en gestion technologique à la fine pointe.
Étape 4 — Modélisez
Suivre un modèle passe par une cartographie du flux de travail. Il existe divers langages de modélisation. Par exemple, le BPMN, les Swimlane, le SIPOC ou le ANSI Flowchart.
Étape 5 — Soyez outillés
Pour accélérer la progression des tâches et des projets, disposer du bon logiciel de workflow vous fera gagner du temps et vous pourrez même inclure des analyses intégrées qui vous aideront à repérer les endroits où se trouve une perte d’efficacité. CREO Solutions offre une expertise auprès des logiciels. Prenez conseils auprès de nos spécialistes.
Étape 6 — Testez et déployez
Avant de déployer votre flux de travail dans l’ensemble de l’organisation, faites des tests. Essayez différentes variables. Demandez à des collègues d’expérimenter les outils d’automatisation. Ces individus seront en mesure de vous faire des suggestions ou de relever les aspects qui vous ont échappés. Après avoir mis à l’épreuve votre workflow, c’est le moment de le déployer. Assurez-vous d’accompagner adéquatement les gens qui l’utiliserons. N’hésitez pas à offrir des formations. Après coup, vous constaterez avec agrément une meilleure efficacité dans la réalisation de vos projets.
Nous pouvons aider votre organisation
dans l’amélioration de l’efficacité de leurs opérations.