La gestion de l’information, c’est bien plus que l’archivage !
La gestion documentaire est un terme utilisé pour désigner une méthodologie. Idéalement, cette méthode de gestion doit être simple, courte, duplicable et adoptable afin d’être respectée par tous les collègues d’une même entreprise. Elle assure l’administration efficace et uniforme des informations entrantes et sortantes. L’expression gestion de l’information est plus adéquate puisqu’elle englobe tous les genres d’informations incluant la documentation. Toutefois, la formule gestion documentaire est la plus répandue dans le milieu.
Dans tous les secteurs d’activité, les organisations de toutes tailles doivent créer, gérer, partager, accumuler, archiver et détruire des milliers de documents et d’informations par année. Plus l’institution concernée est grande, plus le défi de la gestion documentaire peut s’avérer complexe. Pour un gestionnaire de la construction et des infrastructures, cette tâche peut également être plus ardue puisque les informations peuvent être traitées sur un chantier comme dans un bureau au même titre que sur un téléphone portable, une tablette électronique ou un ordinateur.
Au sujet de questions juridiques, pour assurer le suivi d’un projet ou bien répondre à la demande d’un client, il est nécessaire d’accéder rapidement aux informations relatives à travers tous les départements d’une même organisation (sur les chantiers comme dans les bureaux).
Des tonnes de solutions uniques
Tout d’abord, il n’existe pas de recette universelle. Chaque entreprise et chaque industrie a ses propres contraintes, défis, procédures et cultures internes. Pour mieux saisir votre réalité, l’équipe ingénieuse de CREO Solutions prend le temps d’évaluer vos besoins particuliers, de vous accompagner dans le développement de votre procédure unique et de vous conseiller dans le choix d’outils technologiques.
L’instauration de nouvelles méthodologies à l’interne est un travail complexe et minutieux, mais qui offre des résultats positifs à long terme. Afin de simplifier notre approche, voici les trois étapes majeures vers nos solutions de gestion documentaire numérique adaptées.
3 étapes majeures
ÉTAPE 1
Pour commencer, nous analysons votre système et les méthodes en place. Cet audit nous permet de créer une cartographie pour représenter toutes les étapes de vos procédures habituelles. Ensuite, nos experts évaluent avec vous le temps, la plus-value et les dépenses superflues engendrées par chaque action en matière de ressources et d’efficience.
ÉTAPE 2
Selon vos besoins, notre équipe développe une nouvelle procédure adaptée à votre réalité et celle de vos employés. Pour favoriser l’adoption de cette démarche à travers tous les paliers de votre entreprise, l’intégration se planifie graduellement. L’implantation d’une méthode de gestion simple, efficace et réaliste s’exécute en parallèle auprès de chaque département.
ÉTAPE 3
Au besoin, nos consultants peuvent vous conseiller dans le choix d’outils technologiques, l’optimisation de vos plateformes existantes ou la refonte complète de vos infrastructures en support à l’implantation de la nouvelle procédure.
Faites attention ! Un logiciel de gestion de l’information peut être puissant et avoir des capacités surhumaines. Toutefois, un tel système ne vaut rien sans une méthode de travail réfléchie et intégrée. Assurez-vous de faire appel à une équipe d’experts pour établir un protocole qui sera adapté à la réalité de votre organisation et de vos employés.
Pourquoi l’utilisation d’un outil et d’un logiciel de gestion documentaire nécessite un accompagnement personnalisé ?
Économie de temps et d’espace
Calculez l’espace occupé par les dossiers en papier accumulés dans les classeurs de vos bureaux ou dans votre entrepôt. Comptez le temps de gestion pour les inventorier manuellement. Considérez les risques d’altération dus aux éléments prévisibles ou imprévisibles de l’environnement (eau, feu, lumière, temps, etc.). La numérisation de l’information vous permettra d’économiser sur tous les plans.
Accompagnement et outils numériques
L’utilisation d’un logiciel peut faire partie d’une solution de gestion documentaire numérique si celui-ci est accompagné d’une méthodologie intégrale. La situation se complexifie si chaque employé fonctionne selon sa propre structure de classification ou si elle est carrément absente. Votre équipe peut passer un temps précieux à rechercher des informations supprimées, non correctement classées ou non partagées. La place occupée par les dossiers périmés et la destruction de données personnelles après un temps prescrit sont aussi des éléments à considérer.
Faire appel à l’expertise d’une équipe en gestion de l’information permet d’éviter bien des maux de tête : structures de classification multiples, absence de normes dans la nomenclature, fichiers non enregistrés ou supprimés par erreur, accumulation de doublons, versions antérieures mélangées aux versions mises à jour, sécurité défaillante, manque de confidentialité, non-respect de vos obligations légales.
En collaboration avec Aurélie Sottiau et Marilou Nadon, spécialistes en gestion de l’information.