Une méthodologie de travail efficace permet de réduire les dépenses de la compagnie. Voici comment :
Une stratégie d’équipe
Il est vrai qu’un employé bien organisé peut avoir une stratégie individuelle très efficace pour la gestion de sa propre documentation ou celle reliée à son poste (rappelons-nous que les fichiers sont la propriété de l’entreprise et non du travailleur). Cet employé vous dira qu’il se retrouve facilement à travers son classement, mais le problème ne réside pas à cette échelle. Qu’advient-il de son travail lorsque cet individu part en vacances ou pire s’il quitte son emploi de façon permanente ?
Une bonne formule de gestion de l’information doit absolument être partagée et respectée par tous les employés d’une même entreprise. Pour assurer son efficacité et sa pérennité, la redondance est un aspect à ne pas négliger. Ainsi, malgré l’évolution et les changements du côté des ressources humaines, la méthodologie reste la même d’un département à l’autre.
Une question légale
Plus particulièrement dans le domaine de la construction et des infrastructures, la gestion documentaire joue un rôle clef dans l’économie de temps, de coûts ainsi que légalement parlant.
Dans le cadre de projets parapublics, la loi sur les archives et l’accès à l’information contraint les compagnies de construction à conserver tous les documents relatifs au projet et d’être en mesure d’y accéder et de les divulguer facilement. Au privé, les entreprises aussi ont avantage à bien administrer leurs fichiers. Par exemple, en cas de litige, la documentation peut servir de preuves contribuant à se protéger devant un juge.
Une affaire d’économie
Au-delà de la question juridique, la gestion de la documentation permet de calculer les KPI en temps réel. Les Keys Performance Indicators sont des indices de rendement qui mesurent les éléments importants d’un projet. Actualiser et analyser quotidiennement les divers rapports de KPI minimisent le risque d’erreur et facilitent la prise de décision à mesure de l’avancement du projet comme pour la révision des échéances, du budget, du nombre d’effectifs, des ressources, etc.
En collaboration avec Aurélie Sottiau et Marilou Nadon, spécialistes en gestion de l’information.