Des projets rondement menés grâce à une documentation en santé.
Voici un récapitulatif des bonnes pratiques de la gestion documentaire :
- Faire appel à des conseillers pour évaluer, analyser, créer et implanter une procédure simple, courte, duplicable et adoptable ;
- Évaluer vos besoins selon votre environnement de travail (par exemple : capacité de mémoire, temps disponible) ;
- Intégrer un outil ou un logiciel de gestion documentaire pour faciliter l’organisation et la mise en application de la méthodologie ;
- Classer l’information de sorte qu’elle soit retrouvée rapidement et logiquement ;
- Utiliser des métadonnées à l’aide des champs de recherche du général au particulier (même à l’intérieur des textes et pas seulement dans les titres) ;
- Centraliser l’information numérique pour tous les membres de l’équipe (éliminer la documentation papier) ;
- Définir les accès des utilisateurs pour gérer le travail collaboratif ;
- Établir un calendrier de conservation ;
- Partager et respecter la même méthode de travail à travers toute l’organisation.
Auparavant, l’exercice de la gestion des documents se déroulait à la fin des activités ou à la fermeture d’un dossier. Avec l’expérience, il s’est avéré plus efficace de penser cette gestion en amont afin de rendre l’information traçable tout au long du projet ainsi que des années plus tard.
Ne vous y prenez pas trop tard. Soignez vos projets grâce à une méthodologie professionnelle telle que celle proposée par CREO Solutions.
En collaboration avec Aurélie Sottiau et Marilou Nadon, spécialistes en gestion de l’information.